メールアドレスを変更したらアドレスが変わったと何度も知らせたほうが良い。その理由

機械音痴系の知人からメールの返事がないと、軽いクレームが入りました。

知人が古いメールアドレスにメールを送ってしまい、こちらに届かなかったのが原因。

原因は簡単ですが、昔と違って最近の親切メールアプリがこの現象を引き起こしやすくなっています。

対処方法について考えてみました。

今のメールサービスは親切すぎる

無料で超多機能なGmailを筆頭に、iCloudメールやYahooメールなども親切(過ぎ)な機能で簡単に使える反面、必要な情報がユーザーに伝わりにくくなっています。

知人へのメール変更連絡は半年近く前に済ませていて、新メールアドレスで数回やり取りをしています。これで大丈夫だなと思ったのですがそうはいきませんでした。

昔ながらのメールソフトなら、自分で連絡先の古いメールアドレスは削除するのが普通。

今のGmailなどは自動でメールアドレスが蓄積され、旧メールアドレスをきちんと削除していなと自動的に相手の名前からそのままメールを送れてしまいます。相当意識して操作しないと、メール新規作成の際に旧メールアドレスを自動セットされます。

おっちょこ系の人だとこのトラップに確実にハマって、古いメールアドレス宛に発信する結果に。当然相手にメールは届きません。

このあと更にややこしいことが発生します。

単機能なメールソフトなら間違ったメールアドレスに送信した場合「そのメールアドレスは存在しませんよ(Mail Delivery Error)」とエラーメールが発信者に戻ってきます。このエラーメールで発信者は「古いメールアドレスに送っちゃった、てへっ」と気付くことができました。

ところが今の親切メールシステムは、この大事なエラーメールを「迷惑フォルダ」に入れてしまうんです。(実験してみるとGmail,iCloudで発生)

iPhoneでiCloudの迷惑メールフォルダに配送エラーメールが入る

これでは古いメールアドレスに送ったことを、エラーメールが戻って気づくという機会が失われます。自分のミスに気付けず「メールの返事が来ない、イラッとするぜー」とうことに。

対処方法

機械苦手系な人には複雑なことを伝えても駄目。

単純なことを何度も伝えて修正してもらうしか有りません。

  • 機械苦手系の人に対しては週1程度、「新メールアドレスに変更しました」メールを繰り返し送信する。頻繁にやり取りしない相手なら月1程度
  • Gmailなど迷惑フォルダ機能があるメールを使っている相手なら、エラーメールを時々チェックしたほうがいいですよと促す
  • 旧アドレスを削除する方法を説明したサイトを案内する
  • メール以外のツールに切り替えてもらう
    • Telegram、その他チャット系アプリ(ブラウザ対応OKなもの)
    • LINEは端末にアカウントが縛られるためできれば避けたい
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